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Depuis qu’ils sont devenus le principal outil de communication d’entreprise, les mails (et leurs pièces jointes qui regorgent d’informations et de documents en tout genre) doivent être transmis afin de faciliter la collaboration et, ainsi, d’augmenter la productivité d’une structure. La centralisation de l’information au sein d’un même endroit permet aussi de réduire la taille requise des fichiers d’au moins 40%.

De plus, les organisations ont du mal à gérer les données semi-structurées et non structurées, qui sont en pleine expansion ces dernières années. Dans la plupart d’entre elles, les données non structurées constituent 80% des données d’une entreprise et doublent de volume tous les 12 à 18 mois. Ces données sont composées de divers types de fichiers distincts, dont les mails, qui comptent pour plus de 50% de l’ensemble des actifs informationnels d’une structure.


Pour aller plus loin

Le cabinet INNOPRAG a mis au point une solution pour collaborer en toute transparence dans SharePoint. En tirant parti de la facilité de déploiement et d’utilisation de cette solution, les clients retrouvent ainsi l’expérience utilisateur à laquelle ils sont habitués dans Outlook. Ils peuvent ainsi naviguer dans SharePoint de façon intuitive et avec flexibilité. Peuvent transmettre des documents, collaborer et gérer leurs communications afin d’exploiter le plein potentiel de SharePoint. Cette solution peut être déployée sur chaque poste de travail ou de façon centralisée au moyen d’objets de stratégie de groupe, ou de votre méthode préférée pour déployer un fichier .msi. En utilisant l’outil de gestion central, les administrateurs peuvent personnaliser l’expérience utilisateur de chaque groupe. En effet, les différents points d’accès à SharePoint à partir de cette solution ainsi que les différentes options de comportement de l’application peuvent être personnalisés pour différents groupes d’utilisateurs.

Notre solution permet aux organisations d’accéder directement à SharePoint à partir de la solution Outlook et d’intégrer la gestion des mails à leur stratégie de gestion documentaire (GED). La mise en place de cette solution conçu pour Outlook est facile et rapide, ce qui limite les coûts liés à la gestion du changement, qui sont souvent élevés dans le cadre de l’implantation de projets de gestion documentaire dans SharePoint. Elle facilite l’adoption de SharePoint au sein de votre organisation et permet de collaborer dans un environnement Outlook déjà bien maîtrisé par les collaborateurs.

Contactez-nous pour recevoir des informations sur cette solution, qui vous permet non seulement de modifier l’intégration à SharePoint selon vos besoins particuliers, mais aussi de vous connecter à des systèmes tiers tels que des progiciels de gestion intégrés, des outils de gestion de la relation client et des systèmes experts, et ce, toujours à partir de l’interface d’Outlook.

 

INNOPRAG,
Cabinet, digitale génération.

 

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