Nous sommes en octobre 2018, que ce soit dans notre vie professionnelle ou privée, nous passons 1 journée par semaine à rechercher des informations sans les trouver. Ce chiffre est tiré de nombreuses études réalisées par des acteurs du marché dont vous trouverez une des références ici. Si nous prenons tous un peu de recul sur ce constat, nous dépensons donc 2 mois de notre temps par an à chercher des informations que nous ne trouvons pas !
Et notre patron nous rémunère pendant 2 mois à chercher pour rien !
Il est peut-être temps de faire quelque chose, car je suis persuadé que nous préférons passer ce temps à faire des activités bien plus intéressantes et enrichissantes dans notre travail ou dans notre vie sociale et privée.
C’est ici que la sémantique peut nous aider.
Pour illustrer ce que la sémantique peut nous apporter, je vous propose d’illustrer quelques cas concrets que certaines organisations ont mis en place depuis un certain temps.
Alors prêt pour adopter les capacités de la sémantique !
Commençons par quelques apports de bases. La sémantique permet d’extraire le sens contenu dans des textes pour notamment :
- Analyser et comprendre des volumes de texte importants
- Appréhender et améliorer les analyses de situations contenu dans un texte
- Identifier rapidement des tendances
- Classer plus facilement l’information
- Améliorer la segmentation de votre clientèle
- Réaliser des ciblages et des analyses de profils
- Qualifier et trouver les bons interlocuteurs
- Réutiliser l’information
- Accéder à une information précise au bon moment
- Faire face à «l’infobésité » et recevoir de l’information qualifiée et personnalisée
- Se voir suggérer une information pertinente sans même avoir à la chercher
- Accroître sa réactivité
- Anticiper des situations
Et cette liste ne cesse de s’enrichir au fur et à mesure que j’explore cette discipline.
Maintenant que le contexte est posé, nous vous proposons d’entamer ce road-trip sémantique en commençant par un audit de votre patrimoine informationnel.
Avez-vous déjà essayé de savoir d’une manière exhaustive que contient le patrimoine informationnel stocké sur les serveurs de votre entreprise, les sites internet que vous consultez, votre ordinateur, votre tablette ou votre cellulaire ?
Non, la tâche est trop ardue et surtout impossible à réaliser de manière exhaustive par un ou plusieurs êtres humains. En effet dès que vous commencez cette analyse votre patrimoine a déjà évolué.
Savez-vous que votre patrimoine informationnel augmente de 60% tous les ans !
Les moteurs sémantiques ont cette capacité à lire des tonnes d’informations et surtout d’en tirer le sens que des êtres humains vont pouvoir exploiter au mieux pour répondre à un besoin précis.
Ils sont également capable de référencer les redondances inutiles qui remplissent les disques de vos serveurs et de votre ordinateurs.
Comme ils traitent le sens porté par une langue, ils sont également capables d’appréhender des concepts que vous utilisez au quotidien et de traiter des terminologies métiers particulières utilisées dans vos processus métiers.
Ils ont également la capacité de vous procurer la possibilité de chercher une information précise sans vous préoccuper de la localisation, de l’auteur ou de la date à laquelle l’information a été partagée.
Avec cette technologie d’audit sémantique, vous avez entre les mains la solution de gouvernance de votre patrimoine informationnel.
Vous allez être capable d’éliminer la redondance, d’archiver les sources qui n’ont pas été visualisée ou modifiée depuis un certain temps.
Si vous devez migrer votre patrimoine informationnel, d’un gestionnaire de contenu vers un autre, vous allez pouvoir migrer ce qui est réellement utile.
Grâce à cette gouvernance de vos informations, vous allez pouvoir économiser du temps et de l’argent sans aucune mesure.
Quel est le DSI qui ne rêve pas d’économiser annuellement 3 000 € par To gagné sur son espace disque.
Quel est le responsable métier qui ne souhaite pas optimiser la productivité de ses collaborateurs de 40%.
Quel est le collaborateur qui ne souhaite pas trouver rapidement ce qu’il cherche.
Voilà un premier aperçu des apports d’un moteur sémantique !
Continuons notre chemin vers une autre facilité apportée par la sémantique.
Et si nous pouvions interroger notre patrimoine informationnel en langage naturel !
Et oui, c’est tellement plus simple de pouvoir exprimer une recherche avec mes termes et qu’enfin la technologie comprenne le sens de ma requête.
Quelle richesse de pouvoir poser mes questions en langage naturel sur le site internet de ma mairie, par exemple, sans avoir à me préoccuper de deviner dans quelle rubrique l’équipe éditoriale a bien voulu la classer !
Et oui, c’est plus simple de demander au moteur sémantique, Je veux nager que de naviguer un certain temps dans l’arborescence pour trouver enfin la bonne rubrique.
Dans ce cas précis, l’assistant en langage naturel vous affiche tout de suite ce que vous recherchez !
- les jours et heures d’ouvertures de la piscine
- les tarifs,
- vous propose les liens pour vous inscrire en ligne,
- le formulaire à remplir pour inscrire un groupe scolaire
- l’agenda des cours de natation, …. !
Tous cela sur une seule page ! Que de temps gagné !
Voilà un aspect bien pratique de la sémantique qui par essence parle comme vous et moi et comprend ce que l’on lui demande.
Quel gain de temps gagné par le citoyen, plus besoin d’avoir à appeler la mairie dans 90% des cas.
Quant aux services administratifs, ils vont avoir une idée précise des demandes effectuées par les citoyens et du nombres de réponses apportées par l’assistant sémantique.
La solution permet également d’enrichir votre site pour satisfaire les questions posées par les citoyens et auxquelles l’assistant n’a pas trouvé de réponse pertinente. En revanche dans ce cas précis, l’assistant a transféré la question à l’agent de la fonction publique concerné.
Alors pour clore cette usage de la sémantique, que diriez-vous d’avoir une rubrique FAQ sur votre site construite de manière dynamique grâce à cet assistant sémantique !
Vous savez ce qui reste à faire !
Pour continuer à avancer dans cette aventure sémantique, nous allons aborder maintenant la problématique des courriels !
Vous devez utiliser, comme la plus part des entreprises, des boîtes courriels génériques du type SAV@monentreprise.com.
Sachez que la sémantique peut encore vous apporter une fonctionnalité qui augmente considérablement la productivité de vos équipes et améliore de manière significative la satisfaction de vos clients.
Alors comment cela fonctionne concrètement !
À chaque courriel reçu, l’API sémantique analyse l’ensemble du contenu reçu, notamment l’émetteur, l’objet, les destinataires en copie, le texte du message, la signature du courriel et bien évidement le contenu des pièces jointes.
La solution, grâce à la compréhension de la demande reçue, va construire la stratégie la plus adaptée pour répondre à la demande de votre client.
Elle ira si nécessaire vérifier le statut de votre client, le solde de son compte, les taux de remise accordés pour le produit ou service demandé et in fine construire une réponse automatique avec en pièce jointe une offre.
Bien évidemment, le collaborateur qui gère votre client sera en copie de la réponse.
Combien de demandes de ce type gérez-vous par jour, par mois, par an ? Combien de collaborateurs mobilisez-vous pour répondre à cette tâche ?
L’API sémantique va améliorer la productivité de votre équipe de 30 %. Si vous sous-traitez ce service à un centre d’appel vous pouvez dès à présent évaluer l’économie que vous allez réaliser.
Allez, il est encore temps de rajouter ce projet à votre planning !
Nous allons maintenant aborder la sémantique pour optimiser le travail collaboratif au sein de vos équipes.
Vous devez faire partie des nombreuses entreprises qui travaillent dans un environnement Office 365.
Vous devez comme la plupart des collaborateurs utiliser la messagerie comme un des principaux vecteurs de communication au sein de votre organisation, avec vos partenaires et vos clients.
Là encore la sémantique peut vous faire gagner un temps important au quotidien.
Vous êtes donc dans votre messagerie préférée. Vous allez pouvoir partager les courriels reçus avec vos collègues juste en les glissants dans l’espace de travail commun que la solution vous propose. En effet la solution s’appuie sur les droits d’accès qui vous sont attribués.
Dès lors plus besoin de vous poser la question de quel outil ai-je besoin pour accéder facilement à l’information partagée.
Que vous soyez dans votre messagerie ou dans votre espace Sharepoint l’information est accessible facilement. Elle est en plus stockée à un seul endroit.
Quel gain de temps et quel gain de place dans votre messagerie et sur votre espace de collaboration
Mais la sémantique peut aller encore aller plus loin.
Si votre courriel contient des pièces jointes, la solution sémantique va analyser leurs contenus. Sa connaissance précise du patrimoine informationnel, que vous partagez avec vos collègues, va lui permettre de vous proposer de renseigner automatiquement les mots-clés à attacher aux ressources stockés sur l’espace Sharepoint.
Elle va également pouvoir vous suggérer l’espace Sharepoint le plus approprié pour stocker les pièces jointes au vue de sa compréhension des pièces jointes analysées.
Les mots-clés seront essentiels ensuite pour retrouver facilement les informations que vous cherchez. En effet ces mots-clés sont issus des concepts métiers que vous manipulez dans votre quotidien.
Ces mots-clés sont évalués au fil du temps au regard du contenu que vous partagez. Leur pertinence est prise en compte lors de recherche sur l’espace Sharepoint concerné.
Ils sont génères automatiquement ce qui évite les fautes d’orthographe si vous souhaitiez les saisir par vous-mêmes.
Par expérience, les mots-clés sont malheureusement rarement utilisés dans les espaces Sharepoint. En effet il faut s’astreindre de les saisir à chaque fois que l’on partage une ressource et par manque de temps ou par paresse la plupart des utilisateurs ne le font pratiquement jamais.
En résumé, cette solution favorise la collaboration entre les collaborateurs, réduit fortement la taille des messageries et des espaces Sharepoint, facilite la recherche d’information.
C’est un excellent moyen d’améliorer la maturité collaborative de vos collaborateurs.
Pour finir cette balade sémantique, nous allons terminer par une solution qui va réduire fortement les temps de recherches dans les espaces Sharepoint.
Sharepoint permet de partager de nombreuses ressources de tous types (documents, tableaux, images, présentations, vidéos, etc.).
En revanche la fonction de recherche de base s’appuie sur moteur de recherche non sémantique. Il n’a aucune idée du sens de votre question, il recherche juste des mots.
La solution que nous vous illustrons dans cet exemple va vous permettre d’être guider pour accélérer vos recherches.
L’objectif est d’arrêter de chercher longtemps et de trouver rapidement !
Imaginez, vous commencez par saisir votre recherche dans la zone prévue à cet effet et la sémantique entre en action.
Sur la partie gauche de votre écran une liste dynamique de concepts va s’afficher pour affiner votre recherche. Au milieu de votre écran s’affiche la collection des ressources correspondants à votre recherche initiale.
Si vous sélectionnez un ou plusieurs concepts la solution sémantique enrichit sa compréhension et vous propose une liste de nouveaux concepts pour affiner la pertinence des réponses à vous présenter.
In fine vous n’aurez plus qu’à choisir dans la liste des ressources présentées le document qui correspond le mieux à vos attentes.
Bien évidemment, les terminologies métiers sont interprétées et comprises par la sémantique, que celles-ci adressent le monde médical, la finance, l’industrie ou le secteur d’activité dans lequel évolue votre organisation.
Alors si ce road-trip sémantique vous a intéressé, n’hésitez pas à cliquer sur ce lien pour organiser une présentation à votre convenance.
INNOPRAG
Cabinet, digitale génération.
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